SAP 06 – Cách xây dựng tài liệu

Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cách xây dựng tài liệu trong SAP Business One từ các phần có thể sử dụng lại. Hệ thống cho phép bạn theo dõi các hoạt động kinh doanh bằng cách sử dụng các tài liệu khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo đơn đặt hàng, hóa đơn, báo giá bán hàng (purchase orders, invoices, sales quotations), v.v. Dù đơn giản như thế nào đi chăng nữa, SAP B1 luôn tạo ra chúng từ các phần nhỏ hơn của dữ liệu – dữ liệu chính master data.

Nếu bạn chưa quen thuộc với khía cạnh này của hệ thống ERP, dữ liệu chính đề cập đến thông tin quan trọng mô tả khách hàng và đối tác (dữ liệu chính đối tác kinh doanh) cũng như các sản phẩm (dữ liệu chính sản phẩm) mà công ty của bạn mua và bán. Vậy, hãy xem cách tạo tài liệu từ bản ghi dữ liệu chính trong SAP Business One.

 

Cấu trúc tài liệu trong SAP (SAP Business One Document Structure) #

Trước khi đi sâu vào, chúng ta cần mô tả cấu trúc của một tài liệu trong SAP . Dưới đây, bạn có thể thấy một đơn đặt hàng trung bình:

Đó chứa thông tin liên quan đến cả bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh (business partner master data) và bản ghi dữ liệu chính sản phẩm (item master data)

Các trường ID nhà cung cấp, tên và người liên hệ (vendor ID, name, and contact person) hiển thị thông tin từ bản ghi đối tác kinh doanh tương ứng.

Tab Nội dung (Contents tab) hiển thị dữ liệu sản phẩm được điền theo các bản ghi dữ liệu chính sản phẩm tương ứng. Hệ thống cung cấp tự động số của sản phẩm, mô tả, giá, chiết khấu (item’s number, description, price, discount) và các thông tin khác.

Các lợi ích của tạo tài liệu trong SAP  (Benefits of SAP Business One Documents) #

Bạn sẽ hỏi lợi ích của việc tạo tài liệu từ dữ liệu chính, đúng không?

Trước hết, bạn có thể tăng năng suất một cách đáng kể. Không cần phải điền thông tin vào mỗi biểu mẫu bằng tay nữa. Hệ thống cung cấp dữ liệu tự động cho hầu hết các biểu mẫu.

Thứ hai, bạn đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Tất cả các tài liệu đều liên kết với cùng một nguồn dữ liệu, vì vậy bạn không còn tạo ra những thứ không tuân theo quy định kinh doanh của bạn.

Cuối cùng nhưng không kém, việc tạo tài liệu từ dữ liệu chính có thể giảm thiểu lỗi. Hệ thống giảm thiểu tác động của yếu tố con người vì hầu hết các quy trình đều được tự động hóa.

Cách mở tài liệu từ Menu chính trong SAP (How to Open Documents from the Main Menu in SAP) #

Bây giờ, hãy xem cách sử dụng Menu chính để mở tài liệu và bản ghi dữ liệu chính trong SAP Business One. Làm theo hướng dẫn sau đây:

1. Khởi chạy SAP Business One.
2. Menu chính sẽ hiển thị.
3. Sử dụng ô tìm kiếm trên Menu chính để tìm tài liệu hoặc bản ghi bạn cần.

Cấu trúc thông tin trong SAP (SAP Business One Information Structure) #

Thường thì, một quy trình kinh doanh bao gồm nhiều hoạt động. Trong SAP Business One, tất cả các hoạt động này được ghi lại thông qua một chuỗi các tài liệu liên kết với nhau. Hãy mô tả một quy trình bán hàng đơn giản để làm rõ:

1. Một khách hàng tiềm năng (lead) được ghi lại dưới dạng dữ liệu chính (master data)
2. Các cuộc gọi, cuộc họp và các hoạt động bán hàng khác được liên kết với bản ghi đó.
3. Tại một giai đoạn cụ thể, một báo giá bán hàng (sales quotation) được phát hành.
4. Báo giá có thể dẫn đến đơn đặt hàng (sales order).
5. Tiếp theo là hóa đơn (invoice).
6. Khi khách hàng gửi thanh toán, cần phải làm phù hợp với hóa đơn đó.

Như bạn có thể thấy, có một chuỗi các hoạt động mô tả quy trình kinh doanh. Mỗi bước được coi là một giao dịch kinh doanh riêng lẻ. Tuy nhiên, không phải quy trình kinh doanh nào cũng giống nhau. Do đó, số lượng giao dịch liên quan có thể thay đổi rất nhiều.

Ví dụ, việc bán hoặc đặt hàng vật tư có thể yêu cầu nhiều giao dịch trong một hàng đợi. Tuy nhiên, nhiều giao dịch không làm tăng độ phức tạp. SAP Business One cho phép tự động hóa việc tạo mới các bản ghi. Bạn có thể sao chép một tài liệu để tạo ra tài liệu tiếp theo trong chuỗi. Cấu trúc tài liệu là giống nhau cho tất cả các tài liệu. Dưới đây, bạn có thể thấy rằng một báo giá mua hàng có thể được sao chép từ một tài liệu khác hoặc trở thành một phần của một bản ghi mới:

 

Hơn nữa, hệ thống ERP theo dõi các liên kết giữa các tài liệu. Do đó, bạn có thể dễ dàng di chuyển qua các tài liệu trong chuỗi của một giao dịch cụ thể.

Bạn có thể dễ dàng điều hướng giữa các tài liệu, bản ghi dữ liệu chính, giao dịch và quy trình kinh doanh nhờ tính năng độc đáo của SAP Business One kết hợp việc điều hướng từ trên xuống thông qua menu chính với mối quan hệ theo quy trình thông qua các bàn làm việc. Mặc dù các cơ chế điều hướng, tìm kiếm và tạo tài liệu được dựa trên các kết nối khác nhau, chúng thường chia sẻ cùng nguyên tắc cơ bản. Kết quả là, bạn luôn có thể tùy chỉnh cách bạn đến một điểm cụ thể trong hệ thống, tạo ra một phương pháp cá nhân để xây dựng tài liệu từ dữ liệu chính có thể tái sử dụng trong SAP Business One. Chúng tôi sẽ tập trung vào những khía cạnh này trong các bài viết khác.

Cách tạo tài liệu từ dữ liệu có thể dùng lại (How to Create Documents from Reusable Master Data) #

Như bạn có thể thấy, có hai cách để tạo tài liệu trong SAP Business One bằng cách sử dụng dữ liệu chính có thể tái sử dụng. Trước tiên, bạn có thể sao chép một tài liệu hiện có vào một tài liệu mới. Kết quả là bạn sử dụng các bản ghi dữ liệu chính giống như tài liệu ban đầu đã chứa.

Thứ hai, bạn có thể tạo tài liệu mới với dữ liệu chính có thể tái sử dụng trong SAP B1 từ đầu. Bạn cần mở một biểu mẫu tương ứng và điền thông tin vào đó. Áp dụng logic được minh họa trong ví dụ về đơn đặt hàng cho các loại tài liệu khác:

1. Sử dụng ô tìm kiếm trên menu chính để tìm một biểu mẫu mới hoặc cuộn xuống để tìm nó.
2. Mở một cửa sổ mới của loại tài liệu đã chọn.
3. Chuyển dữ liệu từ các bản ghi dữ liệu chính vào tài liệu mới của bạn.