SAP 05 – Dữ liệu chính về sản Phẩm

Hôm nay, chúng ta tiếp tục bài hướng dẫn SAP  khám phá một chủ đề rất quan trọng – dữ liệu chính sản phẩm (item master data). Tài liệu này nhằm mô tả các nguyên tắc cốt lõi liên quan đến thực thể này cũng như giải thích các phần và trường dữ liệu trên màn hình dữ liệu chính sản phẩm (item master data screen) của SAP. Hãy xem xét những gì ẩn sau hệ thống ERP phổ biến này.

Cơ bản về dữ liệu chính sản phẩm trong SAP #

Ngay từ cái nhìn đầu tiên, bạn có thể nhận thấy rằng dữ liệu chính sản phẩm hoàn toàn khác biệt so với dữ liệu chính đối tác kinh doanh. Mặc dù chúng mang nội dung với ít hoặc không có điểm tương đồng, bạn thiết lập cả hai màn hình theo cùng một cách. Nếu bạn quen với một quy trình, quy trình khác sẽ không gây khó khăn gì.

Mục đích chính của các bản ghi dữ liệu chính sản phẩm SAP B1 là để theo dõi các sản phẩm bạn bán, mua và lưu trữ trong kho. Do đó, dữ liệu chính sản phẩm là nền tảng của hầu hết các quy trình trong hệ thống ERP. Thông tin tương ứng được sử dụng bởi hầu hết các mô-đun. Do đó, dữ liệu chính sản phẩm SAP B1 là một phần quan trọng của quy trình hàng ngày liên quan đến các công cụ sau đây:

• Sales module: Mô-đun bán hàng
• Purchasing module: Mô-đun mua hàng;
• Production module: Mô-đun sản xuất;
• MRP module: Mô-đun MRP (lập kế hoạch nhu cầu vật liệu);
• Inventory module: Mô-đun quản lý kho;
• Service module: Mô-đun dịch vụ.

Màn hình dữ liệu chính sản phẩm SAP #

Bây giờ, khi bạn đã hiểu dữ liệu chính SAP B1 là gì và tầm quan trọng của nó, chúng tôi muốn chú ý đến các khía cạnh thực tế khác liên quan đến thực thể này. Dưới đây, chúng tôi mô tả màn hình dữ liệu chính sản phẩm SAP Business One. Giống như cửa sổ tương ứng với thông tin đối tác kinh doanh, nó được chia thành hai phần: phần tiêu đề và nhiều tab phía dưới.

Phần tiêu đề (Header) #

Bạn có thể tìm và chỉnh sửa thông tin tóm tắt mô tả sản phẩm trong phần tiêu đề, trong khi mỗi tab cung cấp thông tin chi tiết về các khía cạnh khác nhau của sản phẩm.

Phần tiêu đề của bản ghi dữ liệu chính sản phẩm SAP B1 chứa một số ID duy nhất liên kết với một sản phẩm. Bạn có thể gán nó thủ công hoặc cấu hình tự động gán thông qua một chuỗi đánh số. Ngoài ra, có một mô tả ngắn về sản phẩm bằng hai ngôn ngữ. Các thiết lập phần tiêu đề giúp xác định loại sản phẩm, Đơn vị tính (units of measure – UoM), nhóm sản phẩm, danh sách giá chính và giá áp dụng.

Các ô đánh dấu bên phải giúp bạn xác định xem có giữ sản phẩm trong kho, cung cấp nó để bán hoặc có sẵn để mua. Đồng thời, SAP Business One cho phép bạn đánh dấu sản phẩm là tài sản cố định.

Tab chung (General tab) #

Bây giờ, hãy xem Tab chung General tab trên màn hình dữ liệu chính sản phẩm SAP B1. Cửa sổ này chứa thông tin về nhà sản xuất, các thông số nhận dạng khác nhau, các phương pháp vận chuyển liên quan và các phương pháp phát sinh liên quan.

Bạn có thể đặt sản phẩm chịu thuế và vô hiệu hóa việc áp dụng các nhóm chiết khấu. Bạn cũng có thể kích hoạt / vô hiệu hóa sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể. Các trường như Quốc gia xuất xứ, Định danh Sản phẩm tiêu chuẩn và Phân loại hàng hóa (Country of Origin, Standard Item Identification, and Commodity Classification ) cũng được cung cấp.

Tab Dữ liệu mua hàng (Purchasing Data tab) #

Dưới tab Dữ liệu mua hàng (Purchasing Data tab), bạn sẽ tìm thấy nhà cung cấp chính của sản phẩm. Ngoài ra, phần này cung cấp thông tin về cách xác định sản phẩm trong danh mục, các đơn vị đo lường được sử dụng cho mua hàng, cũng như kích thước thực tế của sản phẩm. Bạn có thể chọn một nhóm khách hàng và miễn thuế ở đây.

Nếu đó không phải là một sản phẩm mới được thêm, nó có thể có lịch sử mua hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể hiển thị một phân tích mua hàng đồ họa. Nhấp vào biểu đồ ở góc dưới bên trái của tab để xem.

Tab Dữ liệu bán hàng (Sales Data tab) #

The Sales Data tab is similar to the Purchasing Data tab. It contains various parameters necessary to determine how to handle the item, including measurement units and packaging. Besides, the tab provides a graphical view of the related sales data. Hit the chart icon on the lower left to see the diagram.

Tab Dữ liệu bán hàng (Sales Data tab) tương tự như tab Dữ liệu mua hàng (Purchasing Data tab). Nó chứa các thông số khác nhau cần thiết để xác định cách xử lý sản phẩm, bao gồm đơn vị đo lường và đóng gói. Ngoài ra, tab cung cấp một cái nhìn đồ họa về dữ liệu bán hàng liên quan. Nhấp vào biểu đồ ở góc dưới bên trái để xem sơ đồ.

Tab Dữ liệu kho (Inventory Data tab) #

Nhờ vào tab Dữ liệu kho (Inventory Data tab) của cửa sổ dữ liệu chính sản phẩm SAP , bạn có thể theo dõi số lượng trong kho của các kho hàng. Ngoài ra, nó cho phép bạn thiết lập các tham số quản lý khác nhau:

• A valuation method. Phương pháp định giá. Nó tính toán chi phí sản phẩm cho hệ thống kho liên tục. Giá trị mặc định dựa trên nhóm sản phẩm được chọn. Khi bạn thiết lập sản phẩm lần đầu, SAP Business One cho phép bạn chọn một trong các phương pháp định giá sau: Tiêu chuẩn, Trung bình di chuyển, FIFO hoặc Theo số lô/serial. ( Standard, Moving Average, FIFO, or Serial/Batch.)
• The Manage Inventory by Warehouse checkbox. Ô đánh dấu Quản lý kho theo kho hàng. Nó xác định cách quản lý số lượng sản phẩm: riêng biệt cho từng kho hàng hoặc cấp độ công ty. Đánh dấu ô này để chuyển các trường Số lượng Tối đa, Tối thiểu và Yêu cầu sang lưới kho hàng.
• The actual inventory quantities. Số lượng thực tế trong kho. Ở đây, bạn có thể chỉ định số lượng sản phẩm có sẵn trong từng kho hàng riêng biệt.

Lưu ý rằng chúng tôi tập trung vào hệ thống kho liên tục của SAP Business One trong các bài viết tương ứng.

Bạn có thể thấy rằng sản phẩm có sẵn trong hai kho hàng đầu tiên với số lượng tương ứng là 1.328 và 50 sản phẩm. Chi phí sản phẩm theo từng kho hàng và số lượng đặt hàng cũng được hiển thị trên lưới.

Tab Dữ liệu kế hoạch (Planning Data tab) #

Tab Dữ liệu kế hoạch (Planning Data tab) trên màn hình dữ liệu chính sản phẩm SAP Business One xác định cách kế hoạch mua hàng và sản xuất diễn ra. Hệ thống ERP cho phép bạn cấu hình các tham số như khoảng thời gian đặt hàng, bội số đặt hàng và số lượng đặt hàng tối thiểu. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định thời gian dẫn đầu yêu cầu và thời gian dung sai trong ngày. Mô-đun MRP sử dụng các trường này để đơn giản hóa các quy trình hàng ngày liên quan đến kế hoạch sản phẩm.

MRP là viết tắt của “Material Requirements Planning” (Kế hoạch nhu cầu vật liệu) và là một phương pháp quản lý và kế hoạch sản xuất được sử dụng trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất

Dữ liệu sản xuất (Production data) #

Dưới tab này của dữ liệu chính sản phẩm SAP B1, bạn có thể chỉ định liệu bạn có đối phó với một sản phẩm hư ảo hay không. Ngoài ra, bạn có thể chọn phương pháp cấp phát. Các trường khác cho phép bạn cung cấp loại BOM (Bill of Materials – Danh sách vật liệu), số lượng thành phần sản phẩm, số lượng thành phần tài nguyên và số lượng giai đoạn quy trình. Bạn cũng có thể thiết lập chi phí sản xuất ở đây.

Tab Thuộc tính (Properties tab) #

Các thuộc tính sản phẩm khác nhau được liệt kê ở đây.

Tab Ghi chú (Remarks tab) #

Bạn có thể để lại bất kỳ ghi chú nào liên quan đến sản phẩm dưới tab này.

Tab Tệp đính kèm (Attachments tab) #

Các tệp đính kèm khác nhau liên quan đến bản ghi dữ liệu chính sản phẩm có thể được lưu trữ ở đây.

Đơn vị đo lường SAP Business One (SAP Business One Units of Measure) #

Khi chúng ta đang nói về dữ liệu chính sản phẩm SAP B1, cũng đáng nhắc đến đơn vị đo lường units of measure mà hệ thống sử dụng để cho phép bạn bán các sản phẩm trong tất cả các hình dạng và kích cỡ có thể có. Do đó, nền tảng ERP cho phép bạn mua và bán các sản phẩm trong các gói đóng gói khác nhau. Để đạt được mục tiêu này, SAP Business One cho phép bạn xác định các nhóm Đơn vị đo lường (Unit of Measure). Chúng mô tả tỷ lệ giữa các đơn vị đo lường khác nhau để hệ thống có thể tự động chuyển đổi đơn vị đo lường giữa chúng.

Bạn có thể tìm thấy hai cửa sổ thiết lập để xác định đơn vị đo lường trong SAP Business One. Chúng được đặt trong mục Administration/Setup/Inventory (Quản trị/Thiết lập/Kho hàng). Cửa sổ Đơn vị đo lường (Units of Measure) cho phép bạn xác định tất cả đơn vị có thể, bao gồm thể tích và trọng lượng.

Như đã đề cập trước đó, màn hình dữ liệu chính sản phẩm trong SAP Business One cho phép bạn gán nhóm và thiết lập đơn vị đo lường mặc định thông qua các tab mua hàng, bán hàng và kho hàng. Lưu ý rằng dữ liệu được chỉ định trong mỗi tab có thể khác nhau.

Lưu ý rằng việc tạo tài liệu bán hàng và mua hàng liên quan đến đơn vị đo lường mặc định. Mặc dù nó được tự động điền, hệ thống ERP cho phép thay thế nếu cần. Tuy nhiên, tài liệu kho và sản xuất chỉ liên quan đến các đơn vị cơ bản.

Việc bán các sản phẩm theo trọng lượng trong SAP B1 liên quan đến yếu tố trọng lượng. Bạn có thể sử dụng nó ở giai đoạn tạo các nhóm đơn vị đo lường. Giả sử bạn mua một hộp hàng nhưng bán chúng theo kilogram hoặc pound. Trong trường hợp này, hệ thống cho phép bạn tạo một Đơn vị đo lường cho kilogram và pound và sử dụng cột bổ sung trong cửa sổ nhóm đơn vị đo lường để tích hợp yếu tố trọng lượng. Tiếp theo, SAP Business One sẽ sử dụng cài đặt trọng lượng của công ty để chuyển đổi đơn vị cơ bản thành đơn vị phù hợp trong tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ trường tùy chỉnh nào từ sản phẩm làm yếu tố cho việc chuyển đổi đơn vị.

Hệ thống cho phép bạn tránh việc xác định nhóm đơn vị đo lường. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng nhóm UoM thủ công (Manual UoM) cho các mục của bạn, tạo mối quan hệ giữa đơn vị cơ bản và số lượng khác nhau để nhận hoặc bán các mục.

Để kích hoạt tính năng này, bạn phải:

– Mở các tab Sales Data and Purchasing Data tabs (Dữ liệu bán hàng và Dữ liệu mua hàng) của bản ghi dữ liệu chính sản phẩm bạn muốn chỉnh sửa.
– Thiết lập Items per Purchase/Sales unit (Số lượng mục hàng mỗi đơn vị mua hàng/bán hàng.)

Lưu ý rằng hệ thống nhân số lượng được nhập ở đây với số lượng được chỉ định trong tài liệu. Do đó, số lượng tổng của thay đổi kho hàng được tính toán. Ví dụ, một hộp chứa 6 chai được thêm vào kho hàng như 6 chai thay vì một hộp chứa duy nhất.

Thông tin tốt là SAP B1 cho phép bạn cập nhật trường này trong dữ liệu chính sản phẩm hoặc tài liệu chính. Điều linh hoạt bổ sung này cho phép phản ánh các đơn vị đo lường khác nhau cho một mục duy nhất.