2.5.2 – Xác định tài khoản G/L Nâng Cao

#

Bây giờ, sau khi bạn đã xác định các tài khoản G/L chính trong SAP Business One, hệ thống ERP cho phép bạn tạo một nhóm quy tắc để thiết lập xác định tài khoản G/L chính xác hơn.

Ví dụ, bạn bán một mặt hàng liên quan đến nhóm phụ kiện. Mặt hàng này được đặt tại kho 01. Bạn cần cấu hình việc ghi chú trên tài khoản doanh thu và tài khoản COGS (Chi phí hàng bán) được xác định trước. Nhưng bán mặt hàng từ kho 02 sẽ kích hoạt việc sử dụng một tài khoản khác.

Do đó, cần thiết phải đặt các tiêu chí xác định cho hàng tồn kho và nguồn lực. Như vậy, bạn sẽ xác định các tiêu chí mà SAP Business One nên xem xét. Lưu ý rằng hệ thống cho phép bạn sử dụng tối đa 10 tiêu chí hoạt động cho việc xác định.

Sau đó, bạn có thể chỉ định các quy tắc để xác định các tài khoản phù hợp trong SAP Business One. Bạn có thể thực hiện như sau:

1. Đi đến cửa sổ xác định tài khoản G/L
2. Nhấn nút Advanced.
   
3. Tạo Rule.

   Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta có thể thiết lập các tài khoản doanh thu và tài khoản COGS khác nhau dựa trên các tham số như nhóm mặt hàng và kho hàng.

Hãy lưu ý rằng SAP Business One cho phép bạn tạo một số quy tắc không giới hạn dựa trên các tiêu chí khác nhau. Mỗi khi một giao dịch mới được ghi, hệ thống quét danh sách các quy tắc và chọn các tài khoản khi quy tắc được đáp ứng. Bạn có thể ưu tiên các quy tắc để tránh xung đột trong quá trình ghi chú tự động tài khoản SAP Business One.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chức năng xem trước bút toán (journal entry preview) để đảm bảo SAP B1 chọn đúng các tài khoản theo quy định G/L và quy tắc. Bạn có thể xem trước bút toán cho mỗi tài liệu trước khi hệ thống ghi chú nó. Bạn có thể thực hiện như sau:

1. Tìm tài liệu mà bạn muốn xem trước.
2. Nhấp chuột phải trong cửa sổ tài liệu đó.
3. Chọn Journal Entry Preview (Xem trước bút toán).

SAP Business One cho phép bạn tránh sự mơ hồ trong việc xác định tài khoản G/L. Hệ thống ERP tạo bút toán với nhiều hàng dọc liên quan đến các hàng dọc tương ứng trong tài liệu tiếp thị cho cùng một tài khoản G/L. Nhờ đó, bạn đạt được báo cáo chi tiết hơn và chức năng xem trước tốt hơn.