1.2 Các Thuật ngữ kế toán tài chính trong SAP

Trước khi đi xa hơn, chúng ta cần làm rõ thuật ngữ liên quan đến kế toán tài chính trong SAP Business One:

• 1. Tài khoản (Account): Là một bản ghi chính thức của một loại cụ thể, bao gồm tài sản, nợ, vốn, doanh thu hoặc chi phí (asset, liability, equity, revenue, or expense). Nó hiển thị số dư ban đầu, các giao dịch (tăng và giảm) và số dư cuối cùng kết quả.
• 2. Tài khoản điều khiển (Control Account): Là một bản ghi liên kết với đối tác kinh doanh. Mỗi khi bạn đăng một tài liệu cho đối tác kinh doanh, bút toán tương ứng cũng bao gồm tài khoản điều khiển liên quan. SAP Business One sử dụng một tài khoản A/R điều khiển mặc định cho mỗi khách hàng và một tài khoản A/P điều khiển mặc định cho mỗi nhà cung cấp. Là quản trị viên, bạn có thể thay thế tài khoản điều khiển trong bất kỳ tài liệu nào.Lưu ý rằng tài khoản điều khiển chứa tổng số dư A/R hoặc A/P cho tất cả các đối tác kinh doanh liên kết. Vì SAP B1 bao gồm tài khoản điều khiển trong báo cáo bảng cân đối kế toán, số dư của chúng phản ánh tổng số dư cho khách hàng và nhà cung cấp. Hãy lưu ý rằng phần này của hệ thống hoàn toàn tự động. Do đó, bạn không thể đăng bút toán vào tài khoản điều khiển bằng cách thủ công.
• 3. Tài khoản thanh toán tạm thời (Clearing Account): Là một tài khoản được sử dụng để ghi nhận các giao dịch tạm thời. Nó giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến khoảng thời gian xảy ra giữa các giao dịch kế toán và phân phối nhiệm vụ tổ chức.
• 4. Tài khoản hoạt động (Active Account): Là một bản ghi trong kế hoạch tài khoản mà SAP Business One sử dụng để đăng bút toán.
• 5. Phân đoạn tài khoản (Account Segmentation): Đây là phương pháp kế toán được sử dụng để tạo mã tài khoản theo cấu trúc kinh doanh phân cấp. Các công cụ kế toán tài chính của SAP Business One sử dụng các phân đoạn cá nhân để tương ứng với các đơn vị kinh doanh khác nhau, bao gồm công ty, khu vực, phân phối, phòng ban, v.v. Ngoài ra, hệ thống kết hợp các danh mục khác nhau, bao gồm chi phí du lịch, dòng sản phẩm, doanh thu bán vé, v.v.
• 6. Phân đoạn tài khoản tự nhiên (Natural Account Segment): Là phân đoạn đầu tiên của mã tài khoản được sử dụng để xác định loại tài khoản. Nó có thể là tài sản cố định, doanh thu, nợ, chi phí, v.v. SAP Business One chỉ sử dụng các giá trị số học cho mã tài khoản khi sử dụng phân đoạn tài khoản. Đồng thời, mã tài khoản có thể là ký tự chữ số nếu không sử dụng phân đoạn tài khoản.
• 7. Kế hoạch tài khoản (Chart of Accounts): Là một chỉ mục của các tài khoản trong sổ cái chung của bạn.
• 8. Sổ cái chung (General Ledger – G/L): Là bản ghi kế toán chính của doanh nghiệp của bạn, bao gồm kế toán ghi sổ hai mục. Điều này có nghĩa là sổ cái chung của bạn chứa các tài khoản cho: tài sản, nợ, lợi nhuận, lỗ, doanh thu, các khoản chi, quỹ, dự trữ ( assets,, liabilities,, profits,, losses,, income,, expenditure items,, funds, reserves.)
• 9. Bút toán (Journal Entry): Là một bản ghi của một giao dịch, bao gồm thông tin như ngày giao dịch, các tài khoản ảnh hưởng, nợ và có, và mô tả.
• 10. Ghi sổ (Posting): Là quá trình bạn ghi bút toán (cả nợ và có) vào Sổ cái chung của bạn trong SAP Business One. Hãy coi nó là một hoạt động kinh doanh mà khiến một tài khoản G/L bị nợ trong khi tài khoản khác được ghi có.