Trong bài viết sau, chúng ta khám phá cốt lõi của tất cả các hoạt động trong SAP Business One – Dữ liệu chính (Master Data). Yếu tố tương ứng của hệ thống ERP cho phép bạn điều chỉnh thông tin về đối tác, khách hàng và sản phẩm của bạn và lưu trữ nó một cách hiệu quả nhất.

Tài liệu sau đây giải thích cách sử dụng Dữ liệu chính trong SAP Business One, bao gồm quy trình tạo và quản lý Dữ liệu chính SAP.

Ngoài ra, chúng tôi nêu rõ cách thiết lập các giá trị và mặc định đã được xác định trước cho dữ liệu chính trong SAP Business One.

Vì việc tạo Dữ liệu chính cho Đối tác kinh doanh và Sản phẩm là một quy trình phức tạp, nên nó sẽ có hai bài viết riêng biệt.

 

Nguyên tắc sử dụng dữ liệu chính trong SAP Business One #

Việc sử dụng đúng dữ liệu chính là yêu cầu hàng đầu nếu bạn muốn tận dụng tối đa SAP Business One của mình. Bất kể bạn sử dụng nền tảng nào  – nguyên tắc luôn giống nhau: bạn có các đối tác được chia thành ba nhóm (khách hàng, nhà cung cấp và leads), hàng hóa được lưu trữ trong kho, và tài khoản G/L được sử dụng trong ghi chú giao dịch.

SAP Business One cho phép bạn lưu trữ chúng bằng cách sử dụng các bản ghi dữ liệu chính cụ thể. Mỗi khi một tài liệu mới được tạo trong hệ thống hoặc các hành động khác xảy ra, phần mềm cung cấp một phần lớn thông tin cần thiết nhờ các bản ghi này.

Đồng thời, dữ liệu chính (master data) chịu trách nhiệm về các giá trị được xác định trước và các cài đặt khác nhau mà các trình tự động sử dụng để thiết lập xử lý thanh toán, hoạt động thu tiền và kế hoạch nhu cầu vật liệu.

Trong khi các tài khoản kiểm soát mặc định của nhà cung cấp, khách hàng và hàng hóa được coi là dữ liệu chính, cần thêm nhiều thông tin  để mô tả các giao dịch liên quan. Ở đây, dữ liệu giao dịch được sử dụng. Nó miêu tả các hành động được áp dụng cho các bản ghi dữ liệu chính, như việc tạo đơn đặt hàng cho một nhà cung cấp cụ thể.

Tài liệu trong SAP Business One có thể chứa thông tin liên quan đến một tập hợp các bản ghi dữ liệu chính. Hãy tưởng tượng một đơn đặt hàng bao gồm nhiều mặt hàng, địa chỉ giao hàng trong kho, phương thức thanh toán và các chi tiết liên lạc khác. Còn với dữ liệu giao dịch, nó mô tả những gì cần làm với thông tin này.

Vậy, tại sao bạn nên thiết lập dữ liệu chính đúng cách? Câu trả lời là rõ ràng: bạn đơn giản hóa tất cả các hành động tiếp theo diễn ra trong SAP Business One. Thiết lập đúng cách cải thiện đáng kể hiệu suất của các công việc hàng ngày của bạn. Dữ liệu chính được cấu hình chính xác giảm độ phức tạp của việc tạo tài liệu chỉ đơn giản là xác nhận thông tin hiện tại là chính xác.

Nói cách khác dữ liệu chính không chính xác gây gián đoạn quy trình kinh doanh và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng và mất mát tiền bạc. Hãy xem cách sử dụng dữ liệu chính trong SAP Business One để tránh kịch bản này.

Bản ghi Dữ liệu chính SAP B1 (Master Data Records) #

Đối tác kinh doanh và hàng hóa là hai danh mục chính của dữ liệu chính SAP. Danh mục đối tác kinh doanh (business partner category), được chia thành ba nhóm sau:

– Dữ liệu lead (Lead data) được sử dụng để mô tả khách hàng tiềm năng của bạn – các cá nhân và tổ chức khác nhau trong quy trình bán hàng. Những bản ghi như vậy tạo nền tảng cho các chiến dịch bán hàng và tiếp thị. Khi một lead thực hiện giao dịch mua hàng đầu tiên, hệ thống chuyển họ sang chiều mới – khách hàng.
– Dữ liệu khách hàng (Customer data) được sử dụng để phân biệt những người và tổ chức mà bạn làm việc khi bán sản phẩm và dịch vụ. Các bản ghi tương ứng tham gia vào các tài liệu liên quan đến xử lý và hoàn thành đơn đặt hàng.
– Dữ liệu nhà cung cấp (Vendor data),  liên quan đến những người và tổ chức mà bạn mua sản phẩm và dịch vụ từ đó. Nó tham gia vào việc tạo tài liệu liên quan đến mua hàng, chấp nhận giao hàng và xử lý thanh toán cho nhà cung cấp.

Các loại dữ liệu chính bổ sung bao gồm tài nguyên, tài sản cố định, số seri, v.v.

Bởi vì các bản ghi dữ liệu liên quan đến lead, khách hàng và nhà cung cấp luôn tương tự, SAP Business One sử dụng một cửa sổ chung cho mỗi loại bản ghi. Giao diện Dữ liệu chính Đối tác kinh doanh trông như sau:

 

 

Như bạn có thể thấy, tất cả thông tin cơ bản được đặt trong phần tiêu đề, bao gồm tên đối tác kinh doanh (business partner name), nhóm (group), đơn vị tiền tệ( currency), mã số thuế (tax ID), số dư tài khoản (account balance), đơn đặt hàng (orders) và danh mục (lead, khách hàng hoặc nhà cung cấp). Một số tab bên dưới giữ theo dõi thông tin đối tác kinh doanh khác nhau. Chúng tôi sẽ mô tả chi tiết tất cả trong một bài viết khác.

Còn với cửa sổ dữ liệu chính hàng hóa, nó có diện mạo rất tương tự: phần tiêu đề với thông tin cơ bản và các tab bên dưới. SAP Business One sử dụng bản ghi dữ liệu chính hàng hóa để tạo báo giá bán hàng( sales quotations), đơn đặt hàng (POs), danh sách vật liệu (bills of materials) và các tài liệu (documents) cần thiết để di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Đây là giao diện dữ liệu chính hàng hóa trông như thế nào:

SAP Business One sử dụng bản ghi dữ liệu hàng hóa để lưu trữ các thông tin sau:

– cách mua hoặc bán hàng hóa;
– giá hàng hóa;
– mức tồn kho;
– dự báo hoặc kế hoạch mua hàng hóa.

Hệ thống ERP cung cấp linh hoạt đầy đủ cho dữ liệu chính hàng hóa bằng cách hỗ trợ một quá trình hai chiều cho phép. Trong khi một số mặt hàng được bán bởi công ty của bạn, các mặt hàng khác có thể được mua. Đồng thời, một số trong số chúng có thể là tài sản cố định được theo dõi cho mục đích kế toán. SAP Business One cho phép bạn quản lý tất cả chúng trong cùng một giao diện.

Ngoài ra, cũng đáng nhắc đến rằng có những tình huống khi bạn không thể xóa bản ghi dữ liệu chính. Nếu nó liên quan đến giao dịch kế toán hoặc tồn kho, bạn sẽ không thể xóa nó khỏi hệ thống. Ngoài ra, tất cả các đối tác và hàng hóa liên kết với một đơn đặt hàng bán hàng cũng được bảo vệ.

Khi nói đến tài sản cố định, SAP B1 cho phép bạn tính toán và ghi các bút toán khấu hao tự động qua các năm tài chính. Ngoài ra, hệ thống cung cấp các phương tiện cần thiết để tạo báo cáo dự báo về giá trị tương lai của mỗi tài sản.

 

Giá trị mặc định và Giá trị được định trước (Predefined Values and Defaults) #

Bây giờ, hãy khám phá cách tối ưu hóa bản ghi dữ liệu chính trong SAP Business One. Dữ liệu điền vào danh sách thả xuống và xuất hiện trong mỗi cửa sổ theo mặc định liên quan đến các giá trị được định trước và giá trị mặc định tương ứng. Giá trị được định trước liên quan đến quốc gia, nhà cung cấp, khách hàng, điều khoản thanh toán, hàng hóa, v.v. Như vậy, giá trị được định trước mô tả thông tin xuất hiện lặp đi lặp lại trong bản ghi dữ liệu chính và quan trọng từ quan điểm báo cáo và tự động hóa.

Thêm giá trị được định trước cũng đơn giản như chọn Define New khi danh sách thả xuống được mở.

Ngoài ra, có thể đến mục menu tương ứng nằm dưới thiết lập.

Về dữ liệu mặc định, nó rất quan trọng cho việc tạo bản ghi dữ liệu chính mới. SAP Business One sử dụng các thiết lập tương ứng để xác định cách điền vào bản ghi. Kết quả, bạn sẽ nhận được phương thức thanh toán phổ biến nhất được chỉ định và kho hàng có thể nhất quán nhất được liệt kê. Bên dưới, bạn có thể thấy một phần với các giá trị mặc định người dùng:

Dữ liệu chính và Tài liệu SAP B1 (Master Data & Documents) #

SAP Business One cho phép bạn tạo các tài liệu khác nhau, bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, vận chuyển và các tài liệu khác, dựa trên thông tin trong bản ghi dữ liệu chính. Chỉ định một bản ghi dữ liệu chính làm nền tảng của tài liệu, và hệ thống sẽ chuyển các trường thích hợp vào đó. Kết quả, bạn đạt được các cải tiến sau đây:

– Tạo tài liệu yêu cầu ít thời gian hơn, từ đó tăng năng suất;
– Tự động hoá giảm thiểu lỗi nhập dữ liệu, đảm bảo tài liệu của bạn hoàn toàn chính xác.

Bạn có thể tạo hầu hết các tài liệu từ một hoặc nhiều bản ghi dữ liệu chính trong SAP Business One. Hơn nữa, hệ thống cho phép bạn khởi tạo một tài liệu mới từ một loại bản ghi dữ liệu chính nhưng hoàn thiện bằng cách thêm các bản ghi khác. Do đó, bạn có thể tạo một đơn đặt hàng mới từ một bản ghi dữ liệu hàng hóa. Tiếp theo, bạn có thể thêm nhà cung cấp cũng như các mặt hàng khác. Chúng tôi mô tả quá trình này chi tiết hơn trong các tài liệu khác liên quan đến Đánh giá chi tiết SAP Business One của chúng tôi.Bên dưới, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo một đơn đặt hàng bán hàng mới từ một bản ghi dữ liệu đối tác kinh doanh:

– Mở màn hình Đối tác kinh doanh Business Partners trong phần Business PartnersĐối tác kinh doanh của SAP B1.
– Chọn một bản ghi dữ liệu đối tác kinh doanh – nhấp vào biểu tượng mũi tên.
– Nhấp vào You Can Also ở góc dưới bên phải và chọn Create Sales Order.
– Cấu hình tài liệu mới của bạn.

Master Data & General Ledger (Dữ liệu chính và sổ cái ) #

 

Bây giờ, chúng ta hãy nói một vài từ về dữ liệu chính SAP B1 từ góc nhìn của kế toán. Hệ thống ERP tạo ra các bút toán kế toán tự động. Quá trình này được đồng bộ hóa với quản lý tài liệu. Ví dụ, mỗi khi bạn lưu một tài liệu mới, một bút toán tương ứng xuất hiện trong sổ cái kế toán của bạn như sau:

 

Bạn có thể xem từng mục nhập một cách riêng lẻ. Nhấn vào biểu tượng mũi tên để tiếp tục vào màn hình tương ứng:

Đối với tự động hóa sổ cái tổng hợp và vai trò của dữ liệu chính SAP Business One trong đó, chúng ta sẽ tập trung vào chủ đề này dưới đây.

Hãy giả sử rằng bạn nhận được một hoá đơn phải trả. Ghi chú nó và SAP Business One sẽ tạo ra một mục nhập sổ cái kế toán mới cho biết sự tăng trong tài khoản phải trả. Hệ thống tìm ra một tài khoản kiểm soát để ghi chú nó do tab Kế toán trong bản ghi dữ liệu chính. Ở đó, bạn có thể chỉ định tài khoản nào nhận các mục nhập sổ cái được tạo ra theo mặc định.

Một tài khoản kiểm soát (control account) là một tài khoản đại diện cho tất cả các giao dịch của đối tác kinh doanh trong bảng cân đối thử. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, các mục nhập từ các tài liệu liên quan đến đối tác kinh doanh sẽ xuất hiện tự động ở đó.

Lưu ý rằng khách hàng và nhà cung cấp có tài khoản kiểm soát (control account) khác nhau một chút. Do tính chất cụ thể của giao dịch, những người trước có thể sử dụng tài khoản kiểm soát phải thu mặc định. Trái lại, những người sau có tài khoản kiểm soát phải trả mặc định phục vụ cho họ.

Khi bạn làm việc với các tài liệu tạo ra mục nhập sổ cái, SAP Business One cho phép bạn thay thế tài khoản kiểm soát mặc định cho một giao dịch cụ thể. Như vậy, bạn có thể tách riêng các giao dịch cụ thể mà không cần thay đổi dữ liệu chính.

Master Data & Reporting (Dữ liệu chính và Báo cáo) #

Và rõ ràng rằng dữ liệu chính và báo cáo có mối liên kết chặt chẽ. Các trường Nhóm và Thuộc tính (The Group and Properties fields) trong bản ghi dữ liệu chính của đối tác và mặt hàng cho phép phân loại dữ liệu mà bạn lưu trữ.

Kết quả là, báo cáo có thêm tính linh hoạt. Nhờ các thuộc tính tổng quát được lưu trữ trong dữ liệu chính, SAP Business One cũng cho phép bạn tối đa hóa khả năng báo cáo.

Do đó, các cơ chế báo cáo của nền tảng này cho phép bạn sử dụng các phân loại khác nhau để chọn và tổng hợp dữ liệu.

Lưu ý rằng bạn có thể tạo các thuộc tính tùy chỉnh để tăng cấp độ chi tiết mặc định.

Ví dụ, một thuộc tính của mặt hàng cho phép báo cáo về cách mặt hàng được giới thiệu trong một năm cụ thể. Một thuộc tính của đối tác kinh doanh cho phép bạn tạo báo cáo riêng cho nhà bán lẻ và nhà cung cấp riêng biệt.

Dưới đây, bạn có thể thấy màn hình báo cáo giá cả yêu cầu cả bản ghi dữ liệu chính của mặt hàng và đối tác kinh doanh. Tạo một loạt mặt hàng và đối tác để xem đánh giá chi tiết.

Trước khi thiết lập bất kỳ dữ liệu chính nào, nên xem xét các loại thông tin mà bạn cần trong báo cáo của mình. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng dữ liệu chính trong SAP Business One một cách hiệu quả nhất.

Master Data Creation & Management (Tạo và Quản lý Dữ liệu Chính) #

SAP Business One chia các nhiệm vụ liên quan đến dữ liệu chính thành hai giai đoạn chính. Thứ nhất, bạn phải thiết lập dữ liệu chính. Thứ hai, cần phải quản lý nó một cách đúng đắn. mô tả ngắn gọn quy trình làm việc tổng quát về cách sử dụng dữ liệu chính như sau:

• Master Data Setup (Thiết lập Dữ liệu Chính). Khi bạn cài đặt SAP B1 lần đầu tiên, bạn phải cấu hình dữ liệu chính của mình như sau:
  • Xác định các giá trị và mặc định trước định sẵn;
  • Tạo tài khoản kiểm soát và thiết lập xác định cho các đối tác của bạn;
  • Nếu bạn có dữ liệu hiện có, nhập nó vào SAP Business One.
• Master Data Management (Quản lý Dữ liệu Chính). Bây giờ, khi bạn đã chuẩn bị nền tảng, bạn có thể thực hiện các công việc quản lý doanh nghiệp hàng ngày:
  • Tạo và chỉnh sửa bản ghi dữ liệu chính cho đối tác và mặt hàng mới;
  • Tạo các tài liệu mới;
  • Kích hoạt báo cáo;
  • Cấu hình các trình hướng dẫn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại;
  • Cho phép hệ thống quản lý mục nhập sổ cái kế toán tự động.
• Master Data Adjustment (Điều chỉnh Dữ liệu Chính). Đừng quên thực hiện kiểm soát chất lượng và điều chỉnh các giá trị và mặc định trước định sẵn. Điều này sẽ đảm bảo rằng các bản ghi hiện có tuân theo điều kiện thay đổi động của doanh nghiệp của bạn.

Cách thiết lập giá trị và mặc định trước định sẵn cho dữ liệu chính SAP B1 #

Sap Business One lets you essentially simplify the creation of new master data records and documents due to properly configured predefined values and defaults. Therefore, you have to set them up correctly to enable the opportunity to generate new docs and records within a few clicks. If your new element draws data from a master record, you may create conditions when adjusting the information is reduced to looking everything over and replacing a few items. Drop-down lists and other error-resistant methods enter the game to automate your daily duties and make new records 100% correct.

SAP Business One cho phép bạn đơn giản hóa việc tạo mới các bản ghi dữ liệu chính và tài liệu nhờ vào các giá trị và mặc định trước định sẵn được cấu hình đúng cách. Do đó, bạn phải thiết lập chúng một cách chính xác để cho phép tạo mới tài liệu và bản ghi chỉ trong vài nhấp chuột. Nếu phần tử mới của bạn lấy dữ liệu từ một bản ghi chính, bạn có thể tạo điều kiện khi điều chỉnh thông tin giảm xuống chỉ cần kiểm tra tất cả mọi thứ và thay thế một số mục. Danh sách thả xuống và các phương pháp chống lỗi khác được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và tạo ra các bản ghi mới 100% chính xác.

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn làm việc với các giá trị trước định sẵn trong các danh sách thả xuống khác nhau, chẳng hạn như quốc gia, nhóm khách hàng, điều khoản thanh toán, v.v. Còn đối với dữ liệu mặc định, SAP Business One hiển thị nó trong các trường khác nhau khi bạn tạo một bản ghi hoặc tài liệu mới.

Cơ hội là vô tận vì mọi thiết lập có sẵn cung cấp các giá trị mặc định được sử dụng khi tạo bản ghi dữ liệu chính, kiểm soát hành vi khác nhau trong tài liệu và bản ghi dựa trên dữ liệu chính. Hãy khám phá một ví dụ đơn giản.

Mở tab Dữ liệu Kho hàng trong cửa sổ dữ liệu chính mặt hàng. Ở đây, bạn có thể bật tính năng tự động thêm một mặt hàng cụ thể vào mỗi kho tự động. Chỉ cần chọn hộp kiểm để kích hoạt tính năng này.

Lưu ý rằng tính năng này chỉ hoạt động với các bản ghi dữ liệu chính được tạo sau khi nó được kích hoạt.

Quá trình này diễn ra theo bốn cách:
Tab BP (Đối tác kinh doanh). Ở đây, bạn có thể điều chỉnh các giá trị mặc định và cài đặt cho các bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh. Ví dụ, tab này cho phép bạn quản lý giới hạn tín dụng và cam kết, phương thức và điều khoản thanh toán, hoa hồng, điều khoản đòi nợ, quy trình phê duyệt, v.v. Các tham số này và các tham số khác có sẵn trong Administration/System Initialization/General Settings/BP tab

Items tab (Tab Mặt hàng). Phần này cho phép bạn làm việc với các giá trị mặc định và cài đặt cho báo cáo và tài liệu. Bạn có thể chỉ định phương pháp quản lý cho số seri và số lô, chọn kho mặc định cho các mặt hàng và xác định liệu có hiển thị các mặt hàng không hoạt động hay không. Điều chỉnh nhóm các thiết lập và giá trị trước định sẵn này bằng cách vào Administration/System Initialization/General Settings/Inventory tab/Items tab.

Business Partner screens (Màn hình Đối tác kinh doanh). Các màn hình tương ứng cho phép bạn cấu hình các giá trị mặc định và giá trị trước định sẵn cho quốc gia, nhóm khách hàng, thuộc tính tùy chỉnh, nhóm nhà cung cấp, nhân viên bán hàng và định dạng địa chỉ. Phần này nằm trong Administration/Setup/Business Partner. Bên dưới, bạn có thể thấy bốn màn hình liên quan đến phần này: Nhóm khách hàng, Thuộc tính Đối tác kinh doanh, Định dạng địa chỉ và Quốc gia. (Customer Groups, Business Partner Properties, Address Formats, and Countries.)

 

Inventory (Quản lý hàng tồn kho). SAP B1 cho phép bạn cấu hình các giá trị mặc định và giá trị trước định sẵn cho hàng tồn kho dưới Administration/Setup/Inventory. Nhóm và thuộc tính mặt hàng, kho hàng, đơn vị đo lường, nhóm hải quan, kiểm kê chu kỳ, loại vận chuyển và các mục khác đều nằm trong tầm tay của bạn. Bốn màn hình sau chỉ là một phần của phần Hàng tồn kho: Thuộc tính Mặt hàng, Nhóm Mặt hàng, Đơn vị đo lường và Kho hàng (Item Properties, Item Groups, Units of Measure, and Warehouses.)

Khi làm việc với dữ liệu chính đối tác kinh doanh và mặt hàng, việc biết các trường bắt buộc là hữu ích, đặc biệt là khi bạn nhập dữ liệu chính từ một ứng dụng khác.