5.3 – Lưu trữ dữ liệu trong SAP Business One

#

SAP Business One cung cấp công cụ Data Archiving để đơn giản hóa các thủ tục cuối kỳ, lưu trữ dữ liệu cũ chỉ trong vài cú nhấp chuột. Điều này giúp giảm kích thước cơ sở dữ liệu và tăng hiệu suất phần mềm.

Nếu cơ sở dữ liệu của công ty bạn đã tồn tại hơn hai năm, bạn có thể tùy chọn xóa hoặc lưu trữ các hoạt động cũ. Sau khi giao dịch cũ đã được xóa, bạn cũng có thể loại bỏ dữ liệu chủ chốt không còn cần thiết. Như bạn có thể đã đoán, SAP Business One cho phép bạn lưu trữ chỉ các chuỗi tài liệu và dữ liệu chủ chốt đã đóng. Hãy khám phá một ví dụ nhỏ để minh họa nguyên tắc cốt lõi của việc lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.

– Một báo giá bán hàng được chuyển thành một đơn đặt hàng mới.
– Đơn đặt hàng được sao chép thành hai phiếu giao hàng.
– Các phiếu giao hàng được chuyển thành một hóa đơn A/R.
– Hóa đơn được thanh toán đầy đủ.

Bạn có thể thấy một nhóm đã đóng. Tất cả các giao dịch liên quan đến quy trình này đã được đóng. Bây giờ, bạn có thể sử dụng lưu trữ dữ liệu để loại bỏ các tài liệu tương ứng.

Tuy nhiên, nếu hóa đơn được thanh toán một phần, bạn giữ nhóm này mở. Do đó, không thể xóa bất kỳ giao dịch nào trong chuỗi này. Tính chất của toàn bộ nền tảng khi bạn xây dựng một tài liệu từ tài liệu khác và đăng tải các mục kế toán với tài liệu ngăn ngừa việc xóa các nhóm đang mở. Điều này là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.