SAP 04 – Dữ liệu chính về đối tác kinh doanh

Nội dung dưới đây tiếp tục chủ đề đã được đề cập trong bài viết SAP 03 – Cơ bản về dữ liệu chính

Lần này, chúng tôi tập trung vào dữ liệu chính đối tác kinh doanh SAP B1, tiếp tục hướng dẫn SAP Business One của chúng tôi. Đây là dự án dài hạn nhằm khám phá hệ thống ERP trong những chi tiết nhỏ nhất. Về bài viết dưới đây, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo và quản lý dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One.

Cơ bản về Dữ liệu chính Đối tác kinh doanh #

Dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP B1 được sử dụng để tổ chức thông tin liên quan đến đối tác và khách hàng của bạn. Nó được chia thành ba danh mục sau:

• Lead data – Dữ liệu khách hàng tiềm năng – thông tin về khách hàng tiềm năng của bạn;
• Customer data – Dữ liệu khách hàng – thông tin về cá nhân và tổ chức bạn bán sản phẩm và dịch vụ đến;
• Vendor data – Dữ liệu nhà cung cấp – thông tin về cá nhân và tổ chức bạn mua sản phẩm và dịch vụ từ.

Mỗi loại được sử dụng trong các quy trình khác nhau và giúp tạo ra một luồng dữ liệu có cấu trúc trong hệ thống.

 

 

Tuy nhiên, bạn cần cấu hình giá trị trước định sẵn và mặc định để tự động hóa quản lý dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One. . Phần dưới đây được dành riêng cho nguyên tắc chính liên quan đến cấu hình giá trị trước định sẵn và mặc định. Vì vậy, nếu chúng được cấu hình đúng, SAP Business One ERP cho phép bạn tạo nhanh chóng và hiệu quả các hồ sơ dữ liệu chính. Bạn thậm chí có thể nhập chúng từ nguồn bên ngoài và sau đó định hình chúng.

Với việc thêm hồ sơ dữ liệu chính đối tác kinh doanh mới trong SAP Business One, đây cũng là một thủ tục thường xuyên cho phép bạn theo dõi khách hàng và nhà cung cấp mới. Dưới đây, chúng tôi sẽ tập trung vào các khía cạnh sau đây của quy trình này:

• Mô tả chi tiết của cửa sổ dữ liệu chính đối tác kinh doanh;
• Sử dụng dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong các phần khác của SAP Business One.

 

 

Màn hình Dữ liệu chính Đối tác kinh doanh SAP B1 #

Mặc dù có ba loại hồ sơ dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One – khách hàng, khách hàng tiềm năng và nhà cung cấp – chúng chia sẻ một cấu trúc chung. Dưới đây, bạn có thể thấy một màn hình tương ứng:

 

Như bạn có thể thấy, màn hình dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One có một phần đầu chung và mười tab sau:

1. Tổng quan (General)
2. Người liên hệ (Contact Persons)
3. Địa chỉ (Addresses)
4. Điều khoản thanh toán (Payment Terms)
5. Chạy thanh toán (Payment Run)
6. Kế toán (Accounting)
7. Thuộc tính (Properties)
8. Ghi chú (Remarks)
9. Tệp đính kèm (Attachments)
10. eDocs. ( eDocs là một khái niệm chung để chỉ các tài liệu điện tử, bao gồm các tệp tin PDF, DOC, XLS, và nhiều định dạng tệp tin khác. eDocs được sử dụng để lưu trữ và chia sẻ tài liệu kinh doanh như hợp đồng, báo giá, hóa đơn, v.v. )

Mỗi tab liên kết với thông tin đầu chung. Bạn có thể nhận thông tin bổ sung về mỗi trường bằng cách nhấp chuột phải vào đó và chọn “What’s This?”.

Về phần đầu dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One, nó được chia thành hai nhóm trường. Bên trái, bạn có thể thấy một số thông tin quan trọng về công ty, chẳng hạn như mã đối tác và trạng thái (khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc nhà cung cấp – lead, customer, or vendor), tên và tên nước ngoài, nhóm, đơn vị tiền tệ và mã số thuế liên bang (name and foreign name, group, currency, and federal tax ID). Hoạt động tài chính liên quan đến đối tác kinh doanh được liệt kê bên phải, bao gồm số dư tài khoản, giao hàng, đơn đặt hàng và cơ hội. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa đơn vị tiền tệ cục bộ và đơn vị tiền tệ hệ thống ở đây.

Tab Tổng quan (General tab) #

Tab Tổng quan bao gồm một số phần. Bên trái, bạn có thể thấy các trường như số điện thoại khách hàng, số điện thoại di động, số fax, email, trang web, loại vận chuyển, mật khẩu, chỉ số nhân viên, dự án BP, ngành nghề và loại hình (telephone number, mobile phone number, fax, email, web site, shipping type, password, factoring indicator, BP project, industry, and type). Bên phải, dữ liệu liên quan đến người liên hệ, ghi chú, nhân viên bán hàng, mã kênh, kỹ thuật viên, lãnh thổ và ngôn ngữ được liệt kê (contact person data, remarks, sales employee, channel code, technician, territory, and language are listed)

Phần dưới cùng hiển thị một tên đại danh và GLN. Ngoài ra, bạn có thể kích hoạt/vô hiệu hóa (activate/deactivate) khách hàng ở đó và chọn một khoảng thời gian cụ thể cho việc đó.

Tab Người liên hệ (Contact Persons tab) #

Dưới tab Người liên hệ, bạn có thể tìm thấy dữ liệu liên quan đến các nhân viên của đối tác kinh doanh mà bạn làm việc, bao gồm các thông số như ID, tên, chức danh, vị trí, các chi tiết liên lạc khác nhau, quốc gia và ngày sinh, giới tính, nghề nghiệp, v.v. Bạn cũng có thể chặn việc gửi nội dung tiếp thị cho người liên hệ của mình. Ngoài ra, bạn có thể làm cho họ hoạt động/không hoạt động và gửi eDocs cho họ.

 

 

Tab Địa chỉ (Addresses tab) #

Tab Điều khoản thanh toán (Payment Terms tab) #

Phần Điều khoản thanh toán cho phép bạn xác định một bảng giá liên quan đến đối tác kinh doanh, chỉ định một tổng số tiền giảm giá và đặt giới hạn tín dụng và cam kết. Bạn cũng có thể chỉ định một điều khoản thu nợ ở đây cũng như cấu hình việc đăng bài tự động. Ngoài ra, bạn có thể đặt nhóm giá và nhóm giảm giá hiệu quả. Các chi tiết về ngân hàng và thẻ tín dụng của đối tác kinh doanh cũng có sẵn ở đây.

 

 

Tab Chạy thanh toán (Payment Run tab) #

Bạn có thể chỉ định ngân hàng nội bộ của bạn ở đây, chọn phương thức thanh toán và cấu hình các thông số khác để tự động hóa quá trình chạy thanh toán.

 

 

Tab Kế toán (Accounting tab) #

Tab Kế toán được chia thành hai phần: Tổng quan và Thuế (General and Tax). Phần đầu tiên cho phép bạn bật/tắt việc hợp nhất thanh toán và giao hàng. Tiếp theo, bạn có thể chỉ định các tài khoản phải thu và tạm ứng thanh toán. Chặn việc gửi thư thu nợ và cấu hình các quy trình liên quan khác cũng có sẵn. Phần thứ hai cung cấp khả năng đặt trạng thái thuế cho bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh cũng như kích hoạt thuế hoãn lại.

 

Tab thuộc tính (Properties tab) #

Các thuộc tính khác nhau của đối tác kinh doanh được liệt kê ở đây.

Tab Ghi chú (Remarks tab) #

Tab Tệp đính kèm (Attachments tab) #

eDocs tab #

Bạn có thể cấu hình các thông số khác nhau của eDoc dưới tab này.

Cách sử dụng dữ liệu chính của đối tác kinh doanh khách hàng và nhà cung cấp trong SAP B1 #

Tất cả các đối tác kinh doanh đều có ID duy nhất có thể được gán trong trường Mã của tiêu đề (Code field of the header). Tuy nhiên, một đối tác có thể đồng thời là khách hàng và nhà cung cấp. Làm thế nào để sử dụng dữ liệu chính của đối tác kinh doanh trong trường hợp này?

Để tránh nhầm lẫn, SAP Business One cho phép bạn tạo hai bản ghi dữ liệu chính cho đối tác kinh doanh. Đầu tiên, bạn cấu hình một bản ghi cho loại khách hàng; thứ hai – cho loại nhà cung cấp.

Làm theo các khuyến nghị sau để đặt mã đối tác kinh doanh mới và sạch. Mã dữ liệu chính là ký tự chữ và số. Trong khi mã mặt hàng có thể dài đến 50 ký tự, mã đối tác kinh doanh bị giới hạn chỉ 15 ký tự.

Bắt đầu mã khách hàng bằng chữ “C” và mã nhà cung cấp bằng chữ “V”. Tiếp theo, thêm một số lượng ký tự “0” và số đối tác kinh doanh thực tế. (C và V này là ví dụ)

Mã đối tác kinh doanh là thông tin quan trọng để xác định và tìm kiếm các đối tác trong SAP Business One. Nó giúp phân biệt các đối tác khác nhau và là cơ sở cho việc xử lý giao dịch và tương tác với khách hàng và nhà cung cấp.

Ngoài ra, bạn có thể kích hoạt tự động số hóa cho cả đối tác kinh doanh và mặt hàng. Các tùy chọn tương ứng có sẵn trong phần administration/System Initialization/Document Numbering. Tự động số hóa không chỉ tăng tốc việc tạo các bản ghi mới mà còn cho phép bạn có được các mã dữ liệu chính được thống nhất.

Lưu ý rằng trường Tên nước ngoài (Foreign Name) nên chứa tên công ty bằng ngôn ngữ bản địa của nó. Như vậy, bạn có tên công ty được chỉ định bằng hai ngôn ngữ. Đồng thời, bạn cũng có thể để trống trường Tên nước ngoài.

Trường Nhóm (Group) cho phép bạn gán một danh mục được xác định trước cho khách hàng. Vì nó là một danh sách thả xuống, bạn chỉ có thể chỉ định một giá trị duy nhất ở đây. Lưu ý rằng bạn phải xác định các nhóm khách hàng trước khi làm việc với thiết lập này trong dữ liệu chính đối tác kinh doanh. Bạn có thể nhập các nhóm khách hàng hoặc tạo mới. Ví dụ, bạn có thể chuyển các nhóm khách hàng từ Magento 2 sang SAP Business One. Cấu hình được mô tả ở đây: Cách thiết lập giá trị mặc định và giá trị được xác định trước cho dữ liệu chính SAP B1 (chưa update). Hệ thống ERP sử dụng các nhóm để báo cáo chính xác hơn cũng như các loại xử lý khác yêu cầu phân chia chính xác hơn.

Trong Trường Tiền tệ (Currency), bạn xác định tiền tệ mà SAP sẽ sử dụng cho các tài liệu của khách hàng. Bạn làm việc với một danh sách thả xuống, vì vậy các giá trị của nó nên được cấu hình trước.

Mã đối tác kinh doanh là một chuỗi ký tự độc nhất được sử dụng để xác định một đối tác kinh doanh trong hệ thống SAP Business One. Mã này có thể được gán trong trường “Mã” của hồ sơ đối tác kinh doanh.

 

Những mũi tên liên kết màu cam là một yếu tố quan trọng khác trên màn hình dữ liệu chính đối tác kinh doanh trong SAP Business One. Chúng nằm cạnh các trường ở phía bên phải của tiêu đề. Nhấn vào bất kỳ liên kết nào để xem chi tiết tài liệu tạo nên các số tổng quan.

Bên cạnh các mũi tên, bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng đồ thị để có thêm thông tin. Chúng được đặt ở phía bên phải xa của tiêu đề. Nhấn vào một trong các biểu tượng này để hiển thị đồ thị tóm tắt hoạt động của khách hàng.

Bây giờ, hãy xem cách sử dụng các tab khác nhau trên màn hình dữ liệu chính đối tác kinh doanh. Tab Tổng quan (General tab)  chứa một tóm tắt về các khía cạnh quan trọng khác nhau liên quan đến khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ, phương thức vận chuyển, thông tin quan trọng (contact data, shipping methods, key information) về cách bạn làm việc với họ, vv. Bạn có thể gán cả khách hàng và nhà cung cấp vào các lãnh thổ tại đây. Một tùy chọn khác cho phép bạn đánh dấu khách hàng là hoạt động hoặc không hoạt động. Lưu ý rằng mặc định tất cả các đối tác kinh doanh được coi là hoạt động.

SAP sử dụng tab Người liên hệ (Contact Persons tab) để lưu thông tin liên hệ của những người liên quan đến đối tác kinh doanh. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định một người liên hệ mặc định sẽ xuất hiện khi thông tin công ty được hiển thị. Bạn có thể xóa một người liên hệ nếu nó không liên kết với một tài liệu nào đó. Hoặc bạn cũng có thể chỉ đơn giản là vô hiệu hóa nó. SAP B1 cho phép bạn gán các liên hệ với một nhóm email (một danh sách phân phối) để gửi email đến tất cả các liên hệ được gán cho nhóm đó.

Dưới tab Địa chỉ (Addresses tab), bạn có thể cấu hình nhiều địa chỉ thanh toán và giao hàng. SAP  cho phép bạn đơn giản hóa việc xử lý dữ liệu chính đối tác kinh doanh bằng cách thiết lập liên hệ mặc định. Lưu ý rằng địa chỉ gửi hàng được chỉ định trong tab Địa chỉ cũng hiển thị trong tab Logistics của tài liệu bán hàng. Mã thuế nên phù hợp với địa chỉ gửi hàng của khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với Hoa Kỳ vì địa điểm được chọn xác định tỷ lệ thuế.

Tuy nhiên, SAP  cung cấp khả năng thiết lập quy tắc xác định Mã thuế (Tax Codes Determination Rule). Như vậy, bạn sẽ tự động điền vào các trường tương ứng khi tạo tài liệu bán hàng và mua hàng. Hệ thống ERP cho phép bạn sử dụng các tiêu chí khác nhau, bao gồm nhóm đối tác kinh doanh, kho,tiểu bang gửi hàng, vv. Bạn có thể cấu hình tính năng này dưới AAdministration/Setup/Financials/Tax

 

 

 

SAP sử dụng tab Payment Terms  (Payment Terms tab) để liệt kê các tham số tham gia vào việc tính toán ngày đáo hạn của hóa đơn. Ngoài ra, hệ thống ERP cho phép bạn chỉ định cách thức và thời điểm thanh toán. Chức năng này khá linh hoạt vì bạn có thể thiết lập nhiều đợt thanh toán và lựa chọn xem các ngày nghỉ có được coi là ngày làm việc trong quá trình tính toán không. Hơn nữa, tab cũng chứa thông tin như ngân hàng của đối tác kinh doanh, dữ liệu thẻ tín dụng, ưu tiên thu tiền, lựa chọn dunning, chiết khấu, vv.

Đối với tab tiếp theo – Payment Run, nó chứa các tham số cần thiết cho Payment Wizard. Hãy cấu hình đúng tất cả các trường để tự động hóa các công việc hàng ngày của bạn.

Tab Accounting, mặt khác, chứa các thiết lập tài khoản kiểm soát – một phần của việc xác định tài khoản G/L (General Ledger – Sổ cái chung).. Một số trường điều khiển các tham số khác nhau liên quan đến dunning dưới tab này. Ngoài ra, bạn có thể gán một khách hàng vào một nhóm được tổng hợp để thanh toán để đơn giản hóa kế toán.

“Dunning” là thuật ngữ được để chỉ quá trình gửi thông báo và yêu cầu thanh toán lại cho các khách hàng/đối tác kinh doanh khi họ chậm thanh toán các hóa đơn hoặc nợ. Quá trình dunning thường bao gồm việc gửi các thông báo nợ nhắc nhở, các thông báo tăng cường và có thể áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn như chuyển giao nợ cho công ty thu hồi nợ.

Dưới tab Properties, SAP cho phép bạn cấu hình bất kỳ trong số 64 thuộc tính tùy chỉnh liên kết với mỗi bản ghi chính. Tuy nhiên, việc xác định ý nghĩa của chúng liên quan đến các giá trị đã được xác định trước. Mục đích của các thuộc tính là nâng cao báo cáo và kiểm soát các quy trình khác trong hệ thống ERP. Phần góc dưới bên phải của tab chứa danh sách thả xuống You Can Also. Sử dụng nó để xem cuộc gọi dịch vụ liên quan, hoạt động, giao dịch định kỳ, vv. Hoặc, bạn cũng có thể tạo hoạt động, báo giá, đơn hàng hoặc cơ hội mới ở đây.

Tab Remarks cho phép bạn tạo ghi chú về đối tác kinh doanh của bạn.

Khi đến với tab Attachments, bạn có thể lưu trữ các tệp liên quan đến đối tác kinh doanh ở đây.

Lưu ý rằng bạn có thể nhấp chuột phải bất kỳ nơi nào trong cửa sổ dữ liệu chính đối tác kinh doanh để truy cập các chức năng bổ sung. SAP Business One cho phép bạn xác định Giá đặc biệt và Số ký hiệu danh mục ( Special Prices and Catalog Numbers) cũng như truy cập báo cáo Lịch sử Dunning và Danh sách Đăng ký hàng tồn kho (Dunning History report and Inventory Posting List.)

 

 

Cách sử dụng dữ liệu chính đối tác kinh doanh tiềm năng trong SAP B1 #

Như đã đề cập ở trên, màn hình dữ liệu chính đối tác kinh doanh tiềm năng trong SAP cung cấp một số cơ hội khác nhau. Khi bạn xác định một khách hàng tiềm năng, hệ thống ERP cho phép bạn tạo một bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh tiềm năng. Cửa sổ Dữ liệu chính đối tác kinh doanh  (Business Partner Master Data Windows)  cung cấp một cơ chế để ghi chép và theo dõi các hoạt động tiền bán hàng liên quan đến khách hàng tiềm năng này. Các tài liệu sau được hỗ trợ:

– báo giá bán hàng (sales quotation)
– đơn đặt hàng bán hàng (sales order)
– cơ hội bán hàng (sales opportunity)
– hoạt động (activity)

Tuy nhiên, một khách hàng tiềm năng có thể nhanh chóng trở thành một khách hàng, mua một sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn chỉ cần thay đổi loại bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh. Tất cả thông tin được chỉ định trong bản ghi dữ liệu chính đối tác kinh doanh tiềm năng sẽ được chuyển sang bản ghi khách hàng mới cùng với các tài liệu liên quan.

Đề nghị sử dụng cùng một chuỗi đánh số cho mã dữ liệu chính đối tác kinh doanh tiềm năng và khách hàng. Như vậy, bạn sẽ tránh sự lộn xộn trong hệ thống.